動画マニュアルが企業に与えるメリットと活用法

2024年07月15日 16:01

はじめに

企業の業務マニュアルは、従来は紙の冊子やパンフレット形式が主流でした。しかし、PCやインターネットの普及により、PDFファイルなどデジタル形式のマニュアルが増え、印刷コストを削減できるようになりました。さらに最近では、視覚的に分かりやすく業務の手順を学べる「動画マニュアル」が注目されています。本記事では、動画マニュアルのメリットや作成方法、効果的な作り方のポイントについて解説します。

動画マニュアルのメリット

視覚的に理解しやすい

動画マニュアルは、実際の作業の様子をリアルタイムで示すため、テキストや画像だけのマニュアルよりも直感的に理解しやすい点が最大の特徴です。具体的には以下の点で優れています：

動作の把握が容易：
- テキストでは伝えにくい細かな手の動きや道具の使い方、機械の操作方法などを、視覚的に確認できます。これにより、利用者は実際の作業を視覚的に追体験でき、より正確に手順を覚えることができます。
ニュアンスの伝達：
- 声のトーンや表情、間の取り方など、テキストでは伝えにくいニュアンスも映像を通じて伝わります。これにより、感覚的な部分も含めた情報が共有され、理解が深まります。
実践的な学習：
- 映像と音声を組み合わせることで、実際にその場にいるかのような学習体験が可能です。特に動作の流れやスピードを確認するのに役立ち、効率的な学習が促進されます。

習熟度を上げやすい

動画マニュアルは、何度も繰り返し視聴することで、わからない部分を繰り返し確認でき、習熟度を上げやすいというメリットがあります：

反復学習の促進：
- わからない箇所を何度も見返せるため、理解が深まります。特に複雑な手順や新しい作業を覚える際に、反復して視聴することで確実にスキルを習得できます。
個別ペースでの学習：
- 視聴者は自分のペースで学習できるため、早い段階で習得できる人もいれば、ゆっくりと時間をかけて学ぶ人も、それぞれのペースに合わせて学習できます。これにより、全員がしっかりと理解した上で実践に移ることができます。
リソースの最適化：
- 先輩社員や教育担当者がマンツーマンで指導する必要がなくなり、その時間を他の業務に充てることができます。これにより、教育の効率化が図れます。

時間や場所を問わず視聴できる

動画マニュアルはサーバーやクラウド上にアップロードされているため、社員はPCやタブレット、スマートフォンからいつでもアクセスできます。この柔軟性が以下の利点をもたらします：

アクセスの容易さ：
- オンライン環境があれば、社内外問わずどこからでもアクセス可能です。これにより、出張中の社員やリモートワーク中の社員も、必要な時に必要な情報を得ることができます。
24時間利用可能：
- 24時間いつでもアクセスできるため、夜間勤務やシフト制の職場でも対応可能です。これにより、時間に縛られずに学習を進めることができます。
デバイスの多様性：
- PCやタブレット、スマートフォンなど、様々なデバイスで視聴可能です。これにより、利用者の環境に合わせた柔軟な学習が可能となります。

コスト削減になる

動画マニュアルは一度作成すれば、印刷コストや保管場所の確保が不要となり、以下のようなコスト削減効果が期待できます：

印刷コストの削減：
- 従来の紙のマニュアルは、印刷するたびにコストがかかります。動画マニュアルはデジタル形式で提供されるため、追加の印刷費用が発生しません。
保管スペースの削減：
- 紙のマニュアルは保管スペースを必要としますが、動画マニュアルはデジタルデータとして保存されるため、物理的な保管場所が不要です。これにより、オフィススペースの有効活用が可能となります。
更新コストの低減：
- 内容の更新や修正が必要な場合、紙のマニュアルでは再印刷が必要となりますが、動画マニュアルならデジタルデータを編集するだけで済みます。これにより、更新コストが大幅に削減されます。
長期的なコスト効果：
- 一度作成した動画マニュアルは長期間使用できるため、長期的な視点で見た場合、紙のマニュアルに比べてコスト効果が非常に高くなります。

動画マニュアルの種類と詳細

1. 業務手順マニュアル

業務手順マニュアルは、企業内での各業務の具体的な手順や方法を動画で解説するものです。特に新入社員や新たに業務を担当する社員にとって、以下のような利点があります：

早期習熟：
- 動画マニュアルを利用することで、新入社員や新たに業務を担当する社員が短期間で業務を理解できます。視覚的に業務の流れを把握できるため、効率よく学習が進みます。
業務の効率化：
- 業務手順が動画で明確に示されているため、ミスが減り、業務の効率化が図れます。社員が自分のペースで学習できるため、指導者の負担も軽減されます。
標準化の促進：
- 動画マニュアルは一貫した内容を提供するため、業務手順の標準化が進みます。これにより、品質の均一化や業務の均質化が実現します。

2. 営業マニュアル

営業マニュアルは、営業職のセールスプロセスや接客業の手順を動画で視覚化したものです。特に新入社員のOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）で効果を発揮します：

セールスプロセスの可視化：
- 営業職が行うべき具体的なアクションやセールストークを動画で示すことで、視覚的に理解しやすくなります。これにより、新入社員でもスムーズに業務に取り組むことができます。
接客手順の標準化：
- 接客業においては、顧客対応の手順やマナーを統一することが重要です。動画マニュアルを使用することで、どの社員も同じ基準で接客できるようになります。
実践的なトレーニング：
- 営業マニュアルをOJTで使用することで、新入社員が実際の営業シーンを想定したトレーニングを行えます。具体的な場面を動画で再現することで、実践力が身につきます。

3. 研修マニュアル

研修マニュアルは、新人研修やフランチャイズチェーンの店舗運営マニュアルなど、研修テーマに合わせた動画マニュアルです：

新人研修の効率化：
- 新人研修で必要な内容を動画マニュアルにまとめることで、研修の効率化が図れます。例えば、顧客からの電話対応や名刺交換のマナー、社内ルールなどを動画で視覚的に学べます。
店舗運営の指導：
- フランチャイズチェーンなどでは、各店舗の運営方法を統一することが求められます。動画マニュアルを活用することで、店舗運営に関するノウハウを効果的に伝えることができます。
指導者向けのトレーニング：
- 新人教育だけでなく、指導者向けの研修マニュアルも提供可能です。これにより、ベテラン社員が効率的に後輩を指導するためのポイントを学ぶことができます。

4. 製品のチュートリアル

製品やサービスの基本的な使い方を解説するチュートリアル動画は、ユーザーにとって非常に役立つものです：

具体的な使い方の解説：
- 製品やサービスの基本的な使い方や組み立て方、操作方法を動画で示すことで、ユーザーは簡単に理解できます。特に複雑な製品や機械の操作方法を動画で確認できるのは大きな利点です。
サポートの効率化：
- 製品の使用方法を動画で提供することで、ユーザーからの問い合わせを減らし、サポート業務の効率化が図れます。ユーザーは必要な情報を動画で確認できるため、自己解決がしやすくなります。
顧客満足度の向上：
- 動画チュートリアルを提供することで、ユーザーの製品理解が深まり、満足度が向上します。これにより、製品の評価やブランドイメージの向上にもつながります。

動画マニュアルの作り方

構成案や目次を作成する
- ターゲットとテーマを明確にし、1動画1テーマで作成します。
情報・資料を収集する
- 必要な情報や資料を収集し、具体的なイメージを持ちながら整理します。
台本を作成する
- 挿入する図表やテキスト、使用する資料映像、ナレーションのセリフなどを含む台本を作成します。
動画を撮影・録音する
- 作成した台本を基に、動画の撮影や音声の録音を行います。
ナレーションを入れる
- 音声入りの動画を作成し、ナレーションの収録を行います。
編集する
- 用意した素材を使って編集し、冗長すぎる部分を短くまとめます。

効果的な動画マニュアルを作るコツ

ターゲットや目的を明確にする
- 具体的なターゲットや目的に合わせてマニュアルを作成します。
テーマごとに短い動画を作成する
- 長すぎる動画は避け、1テーマ1動画を基本に作成します。
撮影場所の環境・カメラワークに配慮する
- 見やすい映像を撮影するために、照明やカメラ位置に注意します。
作業シーンやテロップ・図解などを活用する
- 実際の作業シーンやテロップ、図解を用いて、わかりやすいマニュアルを作成します。

動画マニュアル作成ソフトの選び方

1. 目的に合わせた機能が揃っているか

動画マニュアル作成ソフトを選ぶ際には、目的に合った機能が揃っているかを確認することが重要です。以下のポイントをチェックしましょう：

テンプレートの有無：
- 業種や用途に応じたテンプレートが用意されているソフトは、作成の手間を大幅に削減できます。例えば、営業マニュアルや製品チュートリアル向けのテンプレートがあると便利です。
編集機能の充実度：
- カット、トリミング、テキスト挿入、ナレーション追加など、基本的な編集機能が充実しているか確認します。また、エフェクトやアニメーション機能があると、視覚的に魅力的な動画を作成できます。
マルチプラットフォーム対応：
- 作成した動画マニュアルがPC、タブレット、スマートフォンなど、様々なデバイスで再生できるか確認します。これにより、社員がどこからでもアクセスしやすくなります。
コラボレーション機能：
- 複数の担当者で共同作業ができる機能があると便利です。クラウド上での共同編集やコメント機能があるソフトを選ぶと、チームで効率的に動画マニュアルを作成できます。

2. 作成工数や操作性はどうか

ソフトの操作性や作成工数も重要なポイントです。以下の点を考慮しましょう：

ユーザーフレンドリーなインターフェース：
- 初心者でも直感的に操作できるインターフェースが重要です。ドラッグ＆ドロップで簡単に編集できるか、ツールバーやメニューが分かりやすく配置されているか確認します。
チュートリアルやヘルプ機能：
- 初めて利用する際に役立つチュートリアルやヘルプ機能が充実していると、スムーズに作業を進められます。ビデオチュートリアルやFAQ、ユーザーフォーラムなどがあると良いでしょう。
作成時間の短縮：
- 少ない工数で動画を作成できるかが重要です。自動編集機能やテンプレートの利用、ワンクリックでのエフェクト追加など、作業時間を短縮できる機能が搭載されているか確認します。
プレビュー機能：
- 編集中にリアルタイムでプレビューできる機能があると便利です。これにより、編集内容をすぐに確認し、修正が必要な箇所を見つけやすくなります。

3. サポート体制が整っているか

ソフトを使用する際に問題が発生した場合、迅速にサポートを受けられる体制が整っているかを確認しましょう：

問い合わせ対応の速さ：
- 電話、メール、チャットなど、複数の問い合わせ手段があり、迅速に対応してもらえるか確認します。24時間対応のサポートがあると安心です。
オンラインリソースの充実：
- FAQ、ナレッジベース、ビデオチュートリアルなど、オンラインで参照できるリソースが充実しているか確認します。これにより、自己解決できる問題が増えます。
トレーニングプログラム：
- ソフトウェアの導入時にトレーニングプログラムが提供されているか確認します。対面やオンラインでのトレーニングセッションがあると、スムーズにソフトを使いこなせるようになります。
コミュニティサポート：
- 他のユーザーとの交流ができるフォーラムやコミュニティがあると、使用方法のヒントやトラブルシューティング情報を得やすくなります。コミュニティ内でのサポートも重要です。

まとめ

動画マニュアルは、視覚的に理解しやすく、習熟度を上げやすいなど多くのメリットがあります。ターゲットや目的を明確にし、効果的な動画マニュアルを作成することで、企業の業務効率化やコスト削減に大いに役立てることができます。ぜひ、この記事を参考にして、動画マニュアルの導入を検討してみてください。

この記事を書いたのは

広沢映像学校ブログ